Viết sai hoá đơn GTGT là lỗi thường xuyên gặp phải và nếu không nắm rõ các quy định thì sẽ rất lúng túng trong việc xử lý. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách xử lý các trường hợp viết sai hoá đơn thường gặp theo Thông tư 39/2014/TT-BTC vàThông tư 26/2015/TT-BTC.
1. Viết sai hóa đơn nhưng chưa xé ra khỏi cuốn
- Cách xử lý: Trường hợp này khá đơn giản, chỉ cần gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai này tại cuốn của quyển hóa đơn.
- Rút kinh nghiệm: Tham khảo thật kỹ các thông tin trên hợp đồng hay đơn đặt hàng (nếu có) ... cần viết trên hóa đơn để viết đúng.
2. Viết sai hóa đơn và đã xé khỏi cuốn hóa đơn
a) Hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng:
- Bước 1: Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai.
- Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng.
- Bước 3: Lưu giữ hóa đơn viết sai – kẹp tại cuống của quyển hóa đơn.
(Chú ý: Vì chưa giao cho khách hàng nên các bạn không phải làm biên bản thu hồi hóa đơn nhé - Theo Khoản 1 Điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC)
b) Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai thuế:
- Cách xử lý: Nếu đã viết sai thông tin trên hóa đơn đã lập sau đó đã xé khỏi cuống và đã giao hóa đơn cho bên mua nhưng hai bên chưa tiến hàng kê khai thuế thì việc kế toán cần làm là:
+ Bước 1: Lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập
Theo mẫu sau: Mẫu biên bản thu hồi đã lập sai.
(Chú ý: không sử dụng biên bản hủy hóa đơn như trước nữa nhé).
(Sau khi đã thu hồi được hóa đơn viết sai, gạch chéo các liên, và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với Thuế khi có yêu cầu)
+ Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng
(Ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày hiện tại (ngày làm biên bản thu hồi))
- Kê khai thuế: Dùng hóa đơn mới viết đúng để kê khai thuế.
Hóa đơn đã bị thu hồi không kê khai – hạch toán.
- Rút kinh nghiệm: Trước khi xé hóa đơn ra khỏi cuống kế toán cần kiểm tra thật kỹ các thông tin trên hóa đơn, và yêu cầu người mua kiểm tra lại 1 lần nữa, sau đó mới ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống.
c) Hóa đơn viết sai đã kê khai thuế:
- Hóa đơn viết sai là hóa đơn không hợp lệ, không có giá trị để khấu trừ thuế hay lấy làm chi phí đối với người mua, còn với người bán thì dù bạn có viết sai thì bạn vẫn phải kê khai nộp thuế như bình thường,
Vì vậy, trong quá trình làm kế toán nếu các bạn phát hiện ra hóa đơn có sai sót và hai bên đã thực hiện kê khai thuế GTGT thì thực hiện xử lý như sau:
+ Bước 1: Lập biên bản xác nhận sai sót: Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.
+ Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót : Hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ: điều chỉnh Tăng/Giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…
(Hướng dẫn ở điểm C này dành cho hóa đơn ghi sai đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất, tiền thuế
mà hóa đơn viết sai đó đã dùng để kê khai thuế)
Chi tiết cách lập hóa đơn điều chỉnh các bạn xem thêm tại đây: Cách lập hóa đơn điều chỉnh
Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
- Kê khai thuế: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
+ Bên bán: lập hóa đơn điều chỉnh nên kê ở bảng kê hàng hóa - dịch vụ bán ra.
+ Bên mua: Nhận hóa đơn điều chỉnh kê ở bảng kê mua vào
+ Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm không được viết số âm trên hóa đơn. Nhưng khi kê khai thuế thì phải kê khai âm bằng cách đặt dấu trừ (-) đằng trước giá trị.
Ngoài ra, Thông tư mới nhất là Thông tư 26/2015/TT-BTC cũng đã hướng dẫn về luật thuế hướng dẫ về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế.
Hướng dẫn cách xử lý viết sai hóa đơn trong 1 vài trường hợp đặc biệt mà 2 bên đã kê khai thuế: cần lưu ý:
TH1: Hóa đơn viết sai tên công ty địa chỉ:
- Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Đây là hướng dẫn mới đáng chú ý tại Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 39/2014/TT-BTC. Còn trước đây hầu hết các công văn đều hướng dẫn TH này là phải lập cả hóa đơn điều chỉnh.
TH2: Hóa đơn viết sai MST mà đã kê khai thuế
Tại Điểm b, Khoản 7, Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC nhấn mạnh "Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán"
- Đây là tiêu thức bắt buộc phải chính xác. Do đó khi các bạn viết hóa đơn mà ghi sai Mã Số Thuế của người mua thì ngoài việc các bạn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, các bạn còn phải lập hóa đơn điều chỉnh giao cho người mua.
- Cụ thể khi lập hóa đơn điều chỉnh MST của người mua các bạn cần chú ý như sau:
+ Ngày lập hóa đơn: là ngày lập biên điều chỉnh hóa đơn.
+ Viết đúng và đầy đủ tên công ty, địa chỉ, MST của người.
+ Tại tiêu thức: "Tên hàng hóa, dịch vụ" các bạn ghi: Điều chỉnh mã số thuế đã ghi tại hóa đơn số .... ký hiệu... ngày… tháng.... năm…
+ Các tiêu thức còn lại: các bạn gạch chéo.
Chậm đóng, trốn đóng BHXH, BHTN từ ngày 10/9/2026 bị xử phạt thế nào? Doanh nghiệp cần lưu ý gì?
02:29 | 29/07/2026
Việc chậm đóng hoặc trốn đóng bảo hiểm xã hội
(BHXH), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi
của người lao động mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý đối với doanh nghiệp. Đặc
biệt, từ ngày 10/9/2026, các quy định mới về xử phạt vi phạm hành chính trong
lĩnh vực...
|
Nhân viên thử việc có được hưởng tiền lương không? Quy định mới nhất năm 2026
03:07 | 22/07/2026
Thử việc là giai đoạn mà người sử dụng lao
động và người lao động đánh giá mức độ phù hợp trước khi xác lập quan hệ lao động
chính thức. Trên thực tế, không ít người lao động cho rằng trong thời gian thử
việc sẽ không được hưởng lương hoặc doanh nghiệp có quyền trả lương ở bất kỳ mức
nào do...
|
Từ 01/7/2026, hợp đồng lao động điện tử có thay thế hoàn toàn hợp đồng giấy?
02:58 | 22/07/2026
Nhiều doanh nghiệp đang hiểu nhầm
về mốc thời gian 01/7/2026
Thời gian gần đây, không ít
doanh nghiệp cho rằng từ ngày 01/7/2026 sẽ bắt buộc phải sử dụng hợp đồng lao động
điện tử, đồng thời hợp đồng lao động bằng giấy sẽ không còn được áp dụng. Đây
là một cách hiểu chưa chính xác. ...
|
Doanh nghiệp bắt người lao động làm quá giờ có bị xử phạt? Cập nhật quy định mới nhất năm 2026
02:44 | 22/07/2026
Không ít doanh
nghiệp vì áp lực tiến độ hoặc đơn hàng đã yêu cầu người lao động làm việc liên
tục, thậm chí vượt quá số giờ pháp luật cho phép. Tuy nhiên, nhiều chủ doanh
nghiệp chưa biết rằng việc ép người lao động làm thêm giờ trái quy định không
chỉ bị xử phạt hành chính mà còn tiềm ẩn...
|
Sa thải người lao động năm 2026: Doanh nghiệp được quyền sa thải trong những trường hợp nào để không bị kiện ngược?
02:04 | 22/07/2026
Không ít doanh nghiệp cho rằng chỉ cần người
lao động vi phạm nội quy là có thể ra quyết định sa thải. Tuy nhiên, trên thực
tế, đây là một trong những sai lầm phổ biến nhất dẫn đến tranh chấp lao động.
Qua quá trình tư vấn cho doanh nghiệp, Luật
Hồng Thái nhận thấy nhiều quyết định sa...
|
Luật Thương mại điện tử 2025: Chủ Shop Shopee, TikTok Shop cần làm gì để tránh "án phạt" từ tháng 07/2026?
10:18 | 15/07/2026
Từ ngày 01/7/2026 , Luật Thương mại điện tử số 122/2025/QH15 chính thức có hiệu lực, đánh dấu bước chuyển quan trọng trong việc hoàn thiện khung pháp lý đối với hoạt động kinh doanh trên môi trường số. Theo đó, cá nhân, hộ kinh doanh và doanh...
|
KÊ KHAI VỐN ĐIỀU LỆ KHI THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP NHƯ THẾ NÀO LÀ HỢP LÝ
08:27 | 17/10/2025
l QUY ĐỊNH
VỀ VỐN ĐIỀU LỆ HIỆN NAY
|
Giải thể Công ty TNHH hai thành viên trở lên năm 2026: Điều kiện, hồ sơ và những lưu ý doanh nghiệp cần biết
08:41 | 18/07/2026
Trong quá trình hoạt động, không ít doanh
nghiệp lựa chọn giải thể do thay đổi chiến lược kinh doanh, tái cơ cấu hoặc
không còn nhu cầu tiếp tục hoạt động. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều hồ sơ giải
thể bị kéo dài do doanh nghiệp chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế, chưa xử lý dứt điểm
các khoản nợ...
|
Không góp đủ vốn điều lệ đúng thời hạn có bị xử phạt không? Mức phạt mới nhất
01:49 | 19/07/2026
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ,
thành viên hoặc cổ đông phải thực hiện góp đủ vốn điều lệ theo đúng cam kết.
Tuy nhiên, trên thực tế không ít doanh nghiệp chậm góp vốn, góp không đủ vốn hoặc
không thực hiện thủ tục điều chỉnh vốn điều lệ theo quy định.
Vậy không...
|
Hồ sơ thành lập công ty cổ phần năm 2026: Chuẩn bị đúng ngay từ đầu để tránh bị trả hồ sơ và phát sinh rủi ro pháp lý
01:57 | 19/07/2026
Nhiều
người cho rằng thành lập công ty cổ phần chỉ cần chuẩn bị vài giấy tờ và nộp
lên cơ quan đăng ký kinh doanh là hoàn tất. Tuy nhiên, trong thực tế tư vấn
doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy phần lớn hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung
không phải vì thiếu giấy tờ mà do thông tin kê khai...
|