Căn cứ khoản 3 điều 86 Bộ luật Dân sự 2005 quy định “Người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo uỷ quyền của pháp nhân nhân danh pháp nhân trong quan hệ dân sự”. Người đại diện theo pháp luật là người mà Công ty đăng ký với vị trí là “người đại diện theo pháp luật” – thể hiện trong Giấy đăng ký kinh doanh (thường là Giám đốc) được pháp luật hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp phép, để đại diện cho một cá nhân hay tổ chức nào đó thực hiện các giao dịch hay hành vi dân sự, hành chính …vì lợi ích của doanh nghiệp. Trong nội bộ, người đại diện theo pháp luật quyết định các vấn đề quan trọng như việc tổ chức và điều hành hoạt động kinh doanh, tổ chức nhân sự, quản lý, sử dụng tài khoản, con dấu của doanh nghiệp. Do vậy chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chính là một công cụ nhằm thể hiện tư cách cũng như đại diện cho chính họ cũng như cho doanh nghiệp (nếu giao dịch phát sinh vì lợi ích của doanh nghiệp) trong việc tham gia các giao dịch.
Luật Doanh nghiệp quy định doanh nghiệp có con dấu riêng và con dấu là tài sản của doanh nghiệp. Theo Nghị định 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, con dấu có chức năng “thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước”.
Vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý của con dấu được thể hiện như thế nào? Nếu một người đại diện pháp nhân ký hợp đồng với đối tác nhưng hợp đồng không được đóng dấu của pháp nhân thì hợp đồng có giá trị pháp lý, có hợp pháp hay không? Hiện chưa có quy định pháp luật nào điều chỉnh hay hướng dẫn về vấn đề này. Trên thực tế rõ ràng là tất cả các văn bản, tài liệu của các cơ quan, tổ chức đều cần được đóng dấu trên chữ ký. Nhưng cũng không có văn bản nào nói rằng hợp đồng chỉ có chữ ký của người đại diện theo pháp nhân mà không đóng dấu pháp nhân thì vô hiệu. Trong một số tranh chấp mà Toà án đã giải quyết thì vẫn công nhận thỏa thuận mà chỉ có chữ ký của người đại diện pháp nhân. Nhưng trong khâu thanh toán tài chính thì lại không được chấp nhận, thể hiện tại khoản 1 Điều 20 Luật Kế toán (số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003) quy định: “Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất”.
Ngược lại, đôi khi chỉ cần thấy dấu hợp lệ trên văn bản thì người tiếp nhận hồ sơ cũng không cần kiểm tra thẩm quyền của người ký. Dường như trong suy nghĩ của đại đa số mọi người, con dấu là công cụ bảo chứng cho chữ ký của người đứng tên trên bất kỳ văn bản nào của doanh nghiệp. Đây là một thực trạng khá phổ biến ở Việt Nam. Tuy nhiên, về vấn đề này cũng có thể nói thêm, về mặt bản chất người đại diện theo pháp luật của Công ty được toàn quyền thay mặt công ty ký kết các hợp đồng phát sinh quyền và nghĩa vụ của Công ty nhưng nếu họ ký hợp đồng với tư cách cá nhân sinh lợi cho cá nhân mà không ảnh hưởng tới lợi ích của Công ty thì hợp đồng đó hoàn toàn có thể thực hiện được.
Hiện nay, con dấu đang trở thành một trong những nội dung ảnh hưởng đến chỉ số xếp hạng về mức độ thuận lợi của môi trường kinh doanh tại Việt Nam. Hiện nay, nhiều quốc gia trên thế giới cũng không xem con dấu là một quy định bắt buộc đối với doanh nghiệp. Cho nên, văn bản tài liệu của doanh nghiệp nếu không có con dấu thì cũng không vì thế mà không có giá trị. Việc xác định chữ ký của người có thẩm quyền sẽ được căn cứ vào kết quả giám định, chữ ký mẫu hoặc các văn bản nội bộ của doanh nghiệp về phân định thẩm quyền. Thiết nghĩ, Nhà nước nên bãi bỏ các quy định về con dấu của doanh nghiệp để đơn giản hóa thủ tục hành chính và giảm bớt những rắc rối, hệ lụy không đáng có.
LS Nguyễn Hồng Thái