Hướng dẫn cách đóng dấu giáp lai và cách đóng dấu treo theo quy định mới

Con dấu (dấu pháp nhân) có nhiều hình thức thể hiện khác nhau như dấu tròn áp dụng đối với các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan nhà nước... thể hiện tư cách pháp nhân (tư cách pháp lý) hợp pháp của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đã đăng ký với cơ quan nhà nước. Thông thường các dấu tròn do cơ quan công an cấp và kèm theo giấy chứng nhận mẫu dấu.

Ngoài ra, chúng ta còn thấy nhiều hình dạng khác của con dấu như: Dấu đóng có hình hình elip (thông thường do các cơ quan ngoại giao như đại sứ quán, lãnh sự quán...) các con dấu này do cơ quan có thẩm quyền của các quốc gia khác nhau câu theo quy định của pháp luật từng quốc gia. Đồng thời, nhiều quốc gia như (Nhật Bản, Hàn Quốc) còn có dấu tròn nhỏ như thỏi son gọi là dấu cá nhân, mỗi cá nhân cũng có quyền khắc riêng cho mình một con dấu. Dấu đóng có hình vuông ở Việt Nam (thông thường cấp cho hộ kinh doanh cá thể) do hộ kinh doanh chủ động khắc nhằm phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh của mình (không có giấy chứng nhận mẫu dấu).

Như vậy, thông qua con dấu có thể biết được cách thức, hình thức tổ chức của cá nhân hay tổ chức sử dụng con dấu. Luật doanh nghiệp năm 2014 đã đa dạng hóa hình thức thể hiện con dấu pháp nhân (do doanh nghiệp có quyền khắc nhằm tăng tính bảo mật, hoặc có quyền không khắc hay khắc nhiều con dấu pháp nhân giống nhau). Con dấu, hình thức sử dụng con dấu khác nhau cũng gây nên nhiều khó khăn cho công tác quản lý nhưng nhìn chung văn hóa sử dụng con dấu ở Việt Nam có nhiều thay đổi theo hướng đơn giản nhưng việc loại bỏ hẳn việc sử dụng con dấu có lẽ cần thêm thời gian để thay đổi văn hóa này tại Việt Nam.

Pháp luật Việt Nam quy định tại một số văn phản pháp luật về việc sử dụng và quản lý con dấu cụ thể:

1. Căn cứ pháp lý:

- Nghị định 23/2015/NĐ-CP của chính phủ hướng dẫn về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch

- Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Thông tư liên tịch số 03/2008/TTLT-BLĐTBXH-BTC-NHNN của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam-Bộ Tài chính-Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội : Hướng dẫn thủ tục buộc trích tiền từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động để nộp tiền bảo hiểm xã hội chưa đóng, chậm đóng và tiền lãi phát sinh

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn về công tác văn thư

2. Nội dung tư vấn:

2.1. Khái niệm về dấu giáp lai và cách sử dụng:

Theo Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư có quy định:

“Điều 26. Đóng dấu

1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.”

Khái niệm dấu giáp lai: Hiểu một cách đơn giản nhất thì dấu giáp lai là việc sử dụng con dấu đóng lên phần lề trái hoặc lề phải của tập tài liệu sao cho đảm bảo hình tròn của con dấu được đóng nên trên bề mặt của các tờ giấy đường xếp trồng lên nhau.

Cách sử dụng dấu giáp lai: Hiện nay, việc đóng dấu giáp lại được hướng dẫn tại khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV cụ thể:

“Điều 13. Dấu của cơ quan, tổ chức

1. Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.

2. Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản”

Như vậy, việc quy định đóng dấu giáp lai áp dụng đồng nhất trong các cơ quan hành chính nhà nước và các đơn vị tư nhân cũng dựa vào đó để vận dụng trên thực tiễn.

Mục đích của đóng dấu giáp lai: Việc đóng dấu giáp lai nhằm tránh việc thay đổi các nội dung trong tài liệu được trình hoặc được nộp trong quá trình giao kết hợp đồng hoặc trong quá trình nộp hồ sơ tài liệu cho các cơ quan chức năng của nhà nước. Việc đóng giấu giáp lai góp phần đảm bảo sự khách quan của tài liệu, tránh việc thay thế hoặc cố tình làm sai lệch kết quả đã đăng ký trước đó. Ngoài việc, đóng dấu giáp lai với những tài liệu có số trang lớn thì đối với những tài liệu có số lượng nhỏ chúng ta có thể ký từng trang để đảm bảo sự khách quan trong quá trình giao dịch hoặc xác lập bằng văn bản viết.

Đặc biệt, trong hồ sơ thầu việc sử dụng dấu giáp lai khá phổ biến bởi số lượng bộ hồ sơ tham gia các gói thầu có nhiều tài liệu trùng nhau và các bộ hồ sơ thầu phải đảm bảo sự giống nhau tuyệt đối về hồ sơ và hình thức thể hiện.

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP của chính phủ hướng dẫn về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch tại điều 20 khoản 3, điểm b có quy định:

“b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.”

Đây là quy định khá quan trọng và mới nhất về cách đóng dấu giáp lai áp dụng với các cơ quan nhà nước hiện nay.

Cũng theo quy định tại điều 49 của Luật Công chứng năm 2014 thì:

“Điều 49. Việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.”

Văn phòng công chứng dựa trên chức năng, nhiệm vụ của mình thì có quyền sao lưu, chứng thực hồ sơ tài liệu nên việc đóng dấu của văn phòng vào các bản sao y tài liệu thể hiện việc công chứng viên đã đọc và xác nhận bản sao y trùng với bản gốc mà đơn vị mình đã thẩm tra, tránh làm sai lệch kết quả hồ sơ trong quá trình thực hiện các giao dịch cần đến công chứng viên.

Ngoài ra, Chúng ta có thể tìm thấy khá nhiều các văn bản chuyên ngành khác có đề cập đến việc đóng dấu giáp lai, tham khảo: Thông tư liên tịch số 03/2008/TTLT-BLĐTBXH-BTC-NHNN của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam-Bộ Tài chính-Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội : Hướng dẫn thủ tục buộc trích tiền từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động để nộp tiền bảo hiểm xã hội chưa đóng, chậm đóng và tiền lãi phát sinh

2.2. Khái niệm về dấu treo và hướng dẫn cách sử dụng:

Khái niệm dấu treo: Hiểu một cách đơn giản nhất dấu treo dùng để đóng trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc trong các văn bản đính kèm (phục lục). Dấu treo

Cách sử dụng dấu treo: Định nghĩa đồng thời cũng là cách sử dụng dấu treo được quy định cụ thể tại khoản 3, điều 26, nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định

“Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo”.

Ý nghĩa vủa việc đóng dấu treo: Việc đóng dấu treo lên văn bản nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một phần, một bộ phận không thể tách rời văn bản chính và để tránh việc làm giả con dấu, cũng như là làm giả các giấy tờ, tài liệu kèm theo văn bản chính. Người đọc hoặc thẩm tra văn bản có thể đối chiếu mẫu dấu để có thể xem xét tính hợp pháp, hợp lệ của văn bản gửi kèm theo.

Dấu treo được sử dụng khá nhiều trong việc quản lý và phát hành hóa đơn giá trị gia tăng theo quy định của luật thuế hiện nay, cụ thể theo khoản đ, điều 16 của thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định về việc đóng dấu treo lên trên hóa đơn GTGT như sau:

“d) Tiêu thức người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.”

Kết luận: Việc đóng và sử dụng con dấu góp phần hoàn thiện hình thức pháp lý của văn bản. Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng nhất là khi phát sinh tranh chấp trước tòa án. Dấu giáp lai hoặc dấu treo góp phần khẳng định một tài liệu, chứng cứ có bị làm sai lệch trước tòa án hay không ? Nếu có dấu hiệu làm giả, làm sai lệch hồ sơ, chứng từ hoặc tài liệu thì rất có thể tài liệu đó sẽ không được coi là chứng cứ trước tòa án.

LONG ĐOÀN

Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật doanh nghiệp: 0962893900 (Trưởng phòng Doanh nghiệp Phạm Trang)

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

CÔNG TY LUẬT TNHH QUỐC TẾ HỒNG THÁI VÀ ĐỒNG NGHIỆP

Tổng đài Tư vấn miễn phí: 1900 6248 - Email: luathongthai@gmail.com

Địa chỉ: LK 9-38 Tổng cục 5, Tân Triều, Hà Nội (cuối đường Chiến Thắng, Thanh Xuân)

Chi nhánh: 134 Khuất Duy Tiến, Thanh Xuân, Hà Nội (Phòng Doanh nghiệp)

Có thể bạn quan tâm:

Cơ quan có thẩm quyền đăng ký mẫu con dấu (05:02 | 09/01/2018)

Khắc thêm con dấu cho tổ chức phải làm như thế nào? (04:45 | 09/01/2018)

Thủ tục làm lại con dấu doanh nghiệp (09:32 | 23/05/2017) Thủ tục làm lại con dấu cho công ty được quy định tại Điều 15 Nghị...

Thủ tục thay đối con dấu công ty (04:40 | 23/03/2017) Việc thay đổi con dấu công ty có thể xảy ra bất kỳ khi nào khi công ty làm hỏng hóc,...

Con dấu của doanh nghiệp (03:52 | 06/12/2016)

Hình ảnh, ngôn ngữ không được sử dụng trong nội dung mẫu con dấu (02:45 | 06/12/2016)